Gestión de Proyectos

Sí, soy Project Manager. Por esto supongo que aquí estaréis esperando algo espectacular. Bueno, no sé si lo será, pero intentaré recopilar de alguna forma (más bien corta que larga) y entretenida (sin promesas) como se gestiona los proyectos. 

Primero deberíamos definir lo que es un proyecto: es un emprendedimiento temporal que se realiza para una finalidad definida ya sea producción de un producto, servicio o cualquier otro resultado. Está definido desde el inicio hasta el fin y limitado en entregables y costes. Los proyectos, desgraciadamente, suelen tener importantes limitaciones en cuanto a los recursos ($$$), entre otras cuestiones a considerar. 

Entre los etapas de un proyecto tenemos: 

• INICIO: ha de asegurar que todos los miembros del equipo partan del mismo lugar 
• PLANIFICACIÓN: dónde se establece la progresión, los departamentos y personas implicada en cada momento.
• EJECUCIÓN: cuando el proyecto empieza a tomar forma
• CIERRE: cuando el resultado está llegando al cliente.
  

Cada proyecto ha de estar orientado al objetivo. Las limitaciones de las que hablé en el principio deben estar descritos en el inicio (para que todo quede claro, es importante que no nos pasemos del presupuesto). Los proyectos suelen exigir una planificación y coordinación exhaustiva a lo largo del todo el proceso. Además, es un proceso único que va más allá de todo lo cotidiano, es un proceso complejo. A parte de es los proyectos tienen las siguientes características:

• Transcendencia: difieren de las actividades rutinarias y continuas
  
• Utilización de recursos variados y cambiantes
  
• Discontinuidad: comienza a idearse y termina cuando el producto final es entregado al cliente o a las personas que van a disfrutarlo o explorarlo.
  
• Dinamismo y evolución: el proyecto está en continua evolución, además se caracteriza con un gran dinamismo.
  
• Irreversibilidad: los cambios en un proyecto tienen cáracter irrevocable.
  
• Influencias externas: al ser una empresa sistema abierto
  
• Riesgo: cada proyecto tiene un cierto riesgo.
  

Gestión de proyectos es la aplicación del conocimiento, capacidades, herramientas y técnicas relacionadas con los proyectos que hacen cumplir sus expectativas. La gestión consta en favorecer la planificación, el calendario y el control de las actividades que conducen a la consecución de los objetivos de cada proyecto. La forma más fácil de definir la gestión de proyectos es que es un área dedicada a la consecución efectiva de los objetivos del proyecto, mientras que se neutralizan los efectos de las limitaciones y los riesgos existentes, así como un campo dedicado a la creación de la motivación del equipo del proyecto y la correcta comunicación entre los diversos participantes del proyecto.

También se puede decir que uno de los componentes de la gestión de proyectos es el conocimiento práctico de eliminar el riesgo de fracaso a nivel de todo el ciclo de vida del proyecto.

El PM es quien se hace cargo del informe de los beneficios y costes y quién se asegura del mantenimiento del proyecto. También ha de informar al equipo gestor sobre el progreso del proyecto, confirmándoles si se han cumplido las condiciones de mejora y beneficios.

El PM, a la vez, es quién autoriza el inicio del proyecto, quién aprueba el plan y el desembolso de fondos, quién resuelve cualquier conflicto de prioridad o de recursos mediante el arbitraje con los miembros del grupo conductos que representan al beneficiario, quién organiza y preside las reuniones del grupo conductor del proyecto, quién fija las condiciones de tiempo y costes, quién autoriza el inicio de acciones, aprueba la finalización del proyecto e informa de la consecución de beneficios al equipo gestor de la cartera dentro del calendario

Estructura de división del trabajo, llamado Work Breakdown Structure (WBS) es una técnica básica en la gestión de proyectos que ayuda a definir y organizar el alcance del proyecto utilizando una estructura de árbol jerárquica. Está utilizada por los directores de los proyectos para hacer estimaciones, asignar personal, vigilar los avances y revelar el alcance del trabajo. Los dos primeros niveles del árbol (de la raíz y de nivel 2) definen el conjunto de los objetivos del proyecto, que ilustran la magnitud del mismo. En cada uno de los nodos de nivel en total representan 100% del nodo principal. En un WBS bien diseñado se describen los objetivos que se persiguen, no la tarea en sí.

Las WBS deberían:

• Comenzar con las tareas del máximo nivel e ir bajando
• Implicar a las personas que tendrán que hacer el trabajo
• Comprobar si la suma de todas las subtareas es igual a la de tarea principal.

El seguimiento, la supervisión y el control del proyecto consiste en comprobar si los resultados obtenidos coinciden con los objetivos previstos en el proyecto. El control consiste sobre todo en los siguientes aspectos:

• Análisis de la información obtenida durante el seguimiento del proyecto
  
• Evaluación de su repercusión
  
• Generación de las posibles alternativas de actuación
  
• Decisión sobre las respuestas apropiadas para rectificar la evolución del proyecto
  

El control equivale a la comparación de los valores reales con las estimaciones iniciales, con modificación de estas, sobre todo, mediante las actividades que quedan pendientes y con el fin de adaptarlas a las nuevas situaciones que están siendo creadas por la existencia de hechos irreversibles con los valores reales que se van conociendo.

Los grupos efectivos en el equipo del proyecto se distinguen por unas características principales:

• Tienen claros los objetivos
• Tienen claras las funciones
• Son competentes a nivel técnico
• Tienen excelente comunicación
• Tienen implementados sistemas de solución de problemas y conflictos
• Tienen implementados sistemas de recompensas positivo
• Tienen un profundo sentido de pertenecer en el grupo.